AIを駆使して業務の自動化を検討しませんか？

毎朝届くFAXや手書きの注文書を、見ながら一件ずつ打ち込んでいませんか。AIが読み取った内容を受注のソフトやExcelへ入れる下準備をし、人は結果を確かめて確定します。読みにくい字にはAIが、見慣れない品番や多すぎる数量には仕組みが印をつけるので、確かめる所の見当がつきます。取引先には、今までどおりFAXで送っていただく形を目指せます。

• 毎朝届くFAXの注文を受注の表へ
• 手書きも読み取り、人が確かめる
• いつもより多い注文に印をつける

図番や名前を書く欄の場所がばらばらな図面。スキャナで読み込んだ紙やPDFをAIが読み、必要な項目を抜き出して一覧の下書きにします。読みにくい字にはAIが、台帳と合わない所には仕組みが印をつけ、人が図面と見比べて確かめてから確定します。ExcelやWordのファイル、ページの多い資料にも使えるかは、御社の書類を伺って確かめます。

• 図面の台帳と見比べて、違う所に印をつける
• 図面の図番・版・部品表を一覧に
• 確かめた一覧から、図番や名前で探す

現場で撮った工事写真の黒板を、AIが読んで工事名・工事の種類・場所・内容・日付を台帳の下書きに写します。写した内容を、仕組みが工事の名前や撮影日、撮影の予定と見比べ、黒板の日付が撮影日と違う写真や、別の工事名の黒板、予定にあるのにまだ無い写真には印がつきます。台帳に入れるか撮り直すかは、現場の担当の方が確かめて決めます。写真そのものには手を加えません。実際に作るときは、御社の台帳の様式と、写した内容を渡す先を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• 黒板の字を読んで台帳の行に写す
• 黒板の日付と撮影日を見比べる
• 撮影の予定にあるのに無い写真に印をつける

手書きの点検表や日報を、毎日Excelへ打ち直していませんか。スキャナで読み込んだ紙を、AIが欄ごとに読んで表の下書きに写します。写した値を、仕組みが決めた範囲や前の日の値と見比べ、範囲の外の値や、前の日より小さいメーターの値、書かれていない欄には印がつきます。読みにくい字にはAIが印をつけます。人は印のある所を紙と見比べて確かめ、表を確定します。設備の様子の判断は、これまでどおり担当の方が行います。実際に作るときは、御社の帳票の様式と、読み取った値を入れる先を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• 手書きの数字を読んで表の行に写す
• 決めた範囲の外の値に印をつける
• 前の日のメーターの値と見比べる

紙の入庫・出庫の伝票を見ながら、在庫表の数を手で書き換えていませんか。スキャナで読み込んだ伝票を、AIが読んで品番・品名・数量を写します。写した数を、仕組みが在庫表に足し引きし、在庫表に無い品番や、在庫より多い出庫には印がつきます。読みにくい字にはAIが印をつけます。発注点を下回った品には、御社の決めた数から計算した発注の目安が出ます。人は印のある所を伝票と見比べて確かめ、在庫表を確定します。発注するかどうかは、担当の方が決めます。実際に作るときは、御社の伝票の形と在庫表の持ち方を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• 伝票の品番と数量を読んで写す
• 在庫表に足し引きし、在庫より多い出庫に印をつける
• 発注点を下回った品に発注の目安を出す

結んだ契約書の更新や解約の連絡の期限を、そのつど契約書をめくって確かめていませんか。法務の部署が無い会社で、総務や経理の担当の方が契約書を台帳にまとめる場面のサンプルです。PDFや紙の契約書をAIが読み、契約期間・自動更新・解約の連絡の期限・月額・支払いの条件を台帳の欄に写します。写した値を、仕組みが社内で決めた確認表と字や数字で見比べ、違う所に印をつけます。印のある所は担当の方が確かめ、上の人や弁護士に回します。法律の助言ではありません。条項の良し悪しは表示しません。

• 契約書の期限と条件をAIが台帳の欄に写す
• 社内で決めた確認表と、字や数字を見比べて印をつける
• 条項の良し悪しや直し方は表示しない

紙のタイムカードを見ながら、月末に一人ずつ時間を足し上げていませんか。タイムカードに打たれた出勤・退勤の時刻をAIが読んで、表に写します。写した時刻をもとに、仕組みがお店の決めた決まり（1日の所定の時間・休憩の時間・端数の扱い）で、日ごと・人ごとの働いた時間と、所定を超えた時間を数えます。打刻の抜けや、お店の休みの日の打刻には仕組みが印をつけ、読みにくい字や手で書いた時刻にはAIが印をつけます。数えるのはお店の決めた決まりだけで、給与の計算はしません。担当の方が印のある所を確かめて直し、集計を確定します。実際に作るときは、御社のタイムカードの形と時間の数え方を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• タイムカードの時刻を読んで表に写す
• お店の決まりで、働いた時間を日ごと・人ごとに数える
• 打刻の抜けや休みの日の打刻に印をつける

会議や打ち合わせの録音から、AIが議事録の下書きを作り、決まったこと・宿題（だれが、いつまでに）・次の会議の議題に分けます。「だれ」や「いつまで」が空いている宿題や、会議の日より前の期限には、仕組みが印をつけます。人は録音を聞き直して確かめ、議事録を確定してから共有します。録音の取り込み方は、伺った内容をもとに確かめます。

• 決まったこと・担当・期限を一覧に
• 担当や期限の抜けに印をつける
• 人が録音を聞き直して確かめる

作業のあと、事務所に戻って報告書を清書していませんか。現場でスマホに話した作業の報告を、AIが聞き取って、報告書の欄ごとに分けた下書きを作ります。報告書に書く決まりの欄が空のときや、取引先の一覧に無いお客様の名前、録音した日と違う作業日には、仕組みが印をつけます。聞き取りにくいとAIが判断した所にも印がつきます（このサンプルの録音では出ませんでした）。人は印のある所を録音で聞き直して確かめ、報告書を確定します。実際に作るときは、御社の報告書の様式と、できた報告書を渡す先を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• 話した内容を報告書の欄に分ける
• 決まりの欄が空なら印をつける
• 取引先の一覧と名前を見比べる

作業で手が離せないときや、営業時間の外にかかってきた電話。折り返しの番号や用件を聞きそびれていませんか。AIの受付が電話に出た場面の録音（このサンプルでは、台本を音声合成で読み上げて作ったもの）から、AIが書き起こしを作り、会社名・折り返しの番号・用件などを電話のメモの下書きに分けます。用件の種類はAIが選び、届ける担当は御社の決めた担当の表から仕組みが引きます。取引先の一覧に無い会社名や、一覧の番号と違う折り返しの番号、番号が分からないメモには、仕組みが印をつけます。聞き取りにくいとAIが判断した所にも印がつきます。担当の方が録音を聞き直して確かめてから、担当者へ届けます。実際に作るときは、今お使いの電話と番号、録音することの伝え方を伺い、電話にAIが出る所まで作れるかを確かめます。

• 録音から会社名・折り返しの番号・用件をメモに分ける
• 取引先の一覧と、折り返しの番号を見比べる
• AIが選んだ用件の種類から、届ける担当を表で引く

商談のあと、決まったことや宿題を思い出しながら記録を書いていませんか。商談の録音を文字にした書き起こしをAIが読み、決まったこと・お客様の関心・宿題（だれが・いつまでに）・次の一手の案に分けた記録の下書きを作ります。書き起こしに無い数字（日付の数字も含みます）、期限の無い宿題、値引きや約束など確かめると決めた言葉には、仕組みが印をつけます（書き起こしに無い数字の印は、このサンプルでは出ませんでした）。売れる見込みの点数は、AIに出させません。営業の方が書き起こしと見比べて確かめ、記録を確定します。このサンプルは書き起こしの文から作っていて、録音を文字にする所は入っていません。実際に作るときは、御社の商談の記録の形と、今お使いの顧客の記録を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• 書き起こしを、決まったこと・関心・宿題に分ける
• 書き起こしに無い数字や、期限の無い宿題に印をつける
• 値引きや約束の言葉に印をつけ、営業の方が確かめる

商談のあと、メモを見ながら提案書を一から書いていませんか。商談や聞き取りのメモをAIが読み、お困りごと・ご提案・置く品と数などの欄に分けた下書きを作ります。費用の目安は、御社の価格表と数から仕組みが計算し、AIには金額を書かせません。メモに無い数字や、「必ず」「保証」など提案書に使わないと決めた言葉、予算を超える費用には仕組みが印をつけ（メモに無い数字の印は、このサンプルでは出ませんでした）、AIが品を決められなかった所にも印がつきます。担当の方が確かめて直し、下書きを保存します。実際に作るときは、御社の提案書の形と価格表、今お使いの顧客の記録を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• 商談のメモを提案書の欄に分ける
• 価格表と数から費用の目安を計算
• メモに無い数字や決めた言葉に印をつける

PDFやFAXで届いた請求書を、AIが読んで納品書の番号・数量・単価・金額を表に写します。写した内容を、仕組みが御社の入荷と発注の記録と照らし合わせ、記録が見つからない納品や、数量・単価が記録と違う行、前に支払った納品には印がつきます。支払ってよいかは、担当の方が確かめて決めます。実際に作るときは、御社の記録の持ち方と請求書の形を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• PDFやFAXの請求書を表に写す
• 入荷の記録と数量・単価を照らし合わせる
• 前に支払った納品に印をつける

仕入先ごとに形の違う見積書を、1枚ずつ見比べていませんか。PDFやFAX、メールで届いた見積書を、AIが読んで品名・数量・単位・単価・金額を表に写し、依頼したどの品にあたるかを当てはめます。写した内容を、仕組みが同じ品ごとに並べて単価の差を計算し、見積に無い品や、数量・単位が依頼と違う行には印がつきます。どこに発注するかは、担当の方が比べて決めます。実際に作るときは、御社の見積の依頼の仕方と、比べた結果を渡す先を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• PDF・FAX・メールの見積書を表に写す
• 同じ品ごとに並べて単価の差を出す
• 見積に無い品や単位の違いに印をつける

紙の申請書やPDF、メールでばらばらに届く社内の申請を、AIが読んで「何を・いくら・なぜ・いつまでに」の欄に写します。写した内容を、仕組みが御社の決まりの表と見比べて、金額から回す先を引きます。見積の添付が足りない申請や、書かれていない欄、部署の予算の残りを超える申請、決まりの日数より急ぐ申請には、仕組みが印をつけます。読みにくいとAIが判断した字にも印がつきます（このサンプルの 3 通では、AIの印は出ませんでした）。承認するか差し戻すかは、承認する方がスマホで確かめて決めます。実際に作るときは、御社の申請の決まりと今の回し方を伺い、申請もスマホから出せる形にするかを含めて、どこまで作れるかを確かめます。

• 紙・PDF・メールの申請を同じ欄に写す
• 金額から、決まりの表で回す先を引く
• 見積の不足や書かれていない欄に印をつける

メールやメッセージで届いた予約の希望を、予約表と見比べながら一件ずつ書き写していませんか。届いた文をAIが読んで、日にち・時間・人数・部屋などの欄に写します。写した内容を、仕組みが予約表の空きや営業時間、お休みの日、部屋の定員と見比べて、ほかの予約と重なる希望や、営業時間の外、日付と曜日が合わない書き方、日時が決まっていない希望に印をつけます。書き方がはっきりしない所には、AIも印をつけます。担当の方が確かめて、予約表に入れるか、別の日時をご案内するかを選びます（このサンプルでは返信を送りません）。実際に作るときは、御社の予約の受け方と今お使いの予約表を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• メールやメッセージの予約の希望を欄に写す
• 予約表の空きや営業時間と見比べて印をつける
• 予約表に入れるか、ご案内するかを人が選ぶ

トラブルのときの対処や、取引先ごとに気をつける点。ベテランの頭の中にしかない知恵を話してもらい、AIが聞き取って知恵袋の下書きにまとめます。人が話のとおりかを確かめてから登録し、決めた安全の言葉がある知恵には、仕組みが「責任者が確かめる」印をつけます。若手が質問すると、AIが知恵袋をもとに答え、もとにした文も一緒に示します。過去の記録や社内の手順書も使えるかは、伺った内容をもとに確かめます。

• 機械の不具合の対処法を聞ける
• 取引先ごとの注意点を聞ける
• 見積りの考え方を若手に伝える

社用車の予約や、休むときの連絡先。総務に同じ質問が何度も届いていませんか。社員が社内チャットで聞いた質問に、AIが社内の決まりや手順書、よくある質問の資料をもとに答えの下書きを作り、もとにした資料の文を一緒に示します。示した文が資料に本当にあるか、古い版の資料ではないか、給料や人事など個別の話に関わる決めた言葉が無いかは、仕組みが見比べて印をつけます（古い版の印と、文が見つからない印は、このサンプルでは出ませんでした）。資料に答えが無いとAIが判断した質問にも印がつきます。担当の方が答えを確かめてから返します。実際に作るときは、御社の資料と今の問い合わせの流れを伺い、社内チャットにつなげられるかも含めて、どこまで作れるかを確かめます。

• 資料のどこに書いてあるかを示す
• 示した文が資料にあるかを見比べる
• 給料など決めた言葉のある質問に印をつけ、担当の方が答える

送料や届く日、名入れのこと。同じような問い合わせのメールに、一通ずつ返信を書いていませんか。届いたメールをAIが読んで種類を選び、店の案内をもとに返信の下書きを作ります。回す先の担当は、人が決めた振り分けの表で仕組みが決めます。値引きや返金、住所など担当の人が決める言葉があるメールや、下書きに案内に無い日付や金額があるときは、仕組みが印をつけます（案内に無い日付や金額の印は、このサンプルでは出ませんでした）。担当の方が確かめてから返信します（このサンプルでは送信しません）。実際に作るときは、御社の案内と今のメールの受け方を伺い、注文や在庫の記録まで調べて返せるかも含めて、どこまで作れるかを確かめます。

• 届いたメールの種類を選び、回す先を決める
• 店の案内をもとに返信の下書きを作る
• 値引きや返金など決めた言葉に印をつけ、担当の方が確かめる

メールやFAXで届いた見積の依頼を、AIが読んで品目と数量を抜き出し、単価表の品に当てはめます。単価と金額は仕組みが計算し、AIが品を選べなかった行や、前回の見積と違う単価には印がつきます。金額は担当の方が確かめて確定します。実際に作るときは、御社の単価表と過去の見積を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• メールやFAXの依頼を品目と数量の表に
• 単価表と数量から金額を計算
• 前回の見積と違う単価に印をつける

紙の希望表やメッセージで届いたスタッフの希望を見ながら、シフト表を手で組んでいませんか。届いた希望（休みたい日や、入れる時間帯）をAIが読んで、希望の表に写します。写した希望をもとに、仕組みが決まった手順でシフトの下書きを並べ、お店の決めた条件（各時間帯に要る人数・鍵を持つ人・1週に入る回数・続けて入る日数）と見比べて、人が足りない時間帯や条件に合わない所に印をつけます。読みにくい字や、はっきりしない書き方にはAIが印をつけます。見比べるのはお店の決めた条件だけです。店長などの担当の方が印のある所を確かめ、入れ替えてからシフトを確定します。実際に作るときは、御社の希望の集め方とシフトの決め方を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• 紙やメッセージの希望を読んで表に写す
• お店の決めた人数と見比べ、足りない時間帯に印をつける
• 下書きを人が入れ替えて、シフトを確定する

毎月の会議の前に、売上の数字をExcelで集めて資料を作っていませんか。販売の記録を、仕組みが商品ごと・地域ごと・月ごとに集計し、前の月や前の3か月と比べます。その集計表をもとに、どの商品がどの地域・時期に伸びているかを、AIが文で説明する下書きを作ります。AIの文の数字が集計表の数字と合うか、もとの金額が小さく率が大きく出やすい所ではないか、先のことや理由を言い切る決めた言葉が無いかは、仕組みが見比べて印をつけます（数字が合わない印と言葉の印は、このサンプルのAIの文では出ませんでした）。人は印のある所を集計表と見比べて確かめ、資料にします。先の売上の予想はAIにさせません。実際に作るときは、御社の販売の記録の持ち方と今の資料の形を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• 集計と前との比べは仕組みが計算する
• 伸びている所を、AIが数字を添えて文にする
• AIの文の数字が集計表と合うかを仕組みが見比べる

見積・受注・作業中・納品・請求。案件がいまどこまで進んだかを、メールや社内の報告を見ながら一覧に書き写していませんか。届いたメールや作業の報告をAIが読み、どの案件の、どの段階の知らせかを写します。写した内容を仕組みが案件の一覧と見比べて段階を進め、一覧に無い案件や、段階が飛んだり戻ったりする知らせ、予定の日を過ぎた案件には印をつけます。担当の方が印のある所を確かめてから、一覧を確定します。実際に作るときは、御社の案件の進め方と今の一覧の付け方、知らせが届く所を伺って、どこまで作れるかを確かめます。

• メールや作業の報告から、案件と段階を写す
• 一覧と見比べて、案件の段階を進める
• 一覧に無い案件や予定を過ぎた案件に印をつけ、担当の方が確かめる